Nota de informare
privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Societatea DUO S.R.L., avand sediul social in Constanta, str. Industriala nr. 9, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J13/712/1991, avand C.U.I. RO1863972, capital social 3.200.000 lei, telefon 0241.639.266, email contact@duodistribution.ro, inregistrata la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal cu numarul 17036, in calitate de operator, denumita în continuare „Societatea”, doreste sa va informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal în contextul anumitor operatiuni realizate de Societate in scopurile specificate mai jos.
Ne rezervam dreptul de a actualiza si modifica periodic aceast document, pentru a reflecta orice modificari ale modului in care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal sau orice modificari ale cerintelor legale. In cazul oricarei astfel de modificari, vom afisa pe website-ul nostru versiunea modificata a acestui document, motiv pentru care va rugam sa verificati periodic continutul acestei Note de informare.
1. Scopul si temeiurile prelucrarii
Societatea prelucreaza datele cu caracter personal enumerate mai jos pentru urmatoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:
| Nr. Crt. | Scop | Temei legal |
| 1 | Monitorizarea depozitului si a spatiului destinat accesului in birouri, prin intermediul sistemului de camere video TVCI (Televiziune cu Circuit Inchis) | Obligatie legala asa cum reiese si din evaluarea de risc la securitatea fizica si interesul legitim al Societatii (pentru asigurarea sigurantei bunurilor si persoanelor, a activelor si spatiilor de depozitare sau destinate activitatii de birou) |
| 2 | Administrarea relatiei cu furnizorii/clientii pentru produse si servicii | Interesul legitim al societatii de a face afaceri cu furnizorii/clientii |
| 3 | Managementul activelor (bunurile) Societatii | Interesul legitim al Societatii de a administra patrimoniul (totalitatea bunurilor) |
| 4 | Suport pentru instruirea si certificarea profesionala a angajatilor | Interesul legitim al Societatii de a asigura instruirea si/sau certificarea angajatilor |
| 5 | Managementul incidentelor si recuperarea pierderilor | Cerinta legala si interesul legitim al societatii de a acoperi daunele |
| 6 | Managementul sanatatii si sigurantei la locul de munca si protectia mediului | Interesul legitim al Societatii in relatia cu autoritatile |
| 7 | Managementul platilor cu tichete de masa si/sau cadou | Interesul legitim al Societatii (de a oferi tichete angajatilor) |
| 8 | Managementul resurselor umane | Obligatia legala a Societatii de a prelucra contractele de munca, statele de salarii, etc. |
2. Categorii de date cu caracter personal
Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de catre Societate în scopul specificat mai sus vor acoperi urmatoarele:
| Nr. Crt. | Scop | Categorii de date prelucrate |
| 1 | Monitorizarea depozitului si a spatiului destinat accesului in birouri, prin intermediul sistemului de camere video TVCI (Televiziune cu Circuit Inchis) | Numar de înmatriculare auto, imagine |
| 2 | Administrarea relatiei cu furnizorii/clientii pentru produse si servicii | Nume si prenume, locul de munca, functia, semnatura, CNP, serie si numar de carte de identitate |
| 3 | Managementul activelor (bunurile) Societatii | Nume si prenume, locul de munca, functia, semnatura |
| 4 | Suport pentru instruirea si certificarea profesionala a angajatilor | Carte de identitate, pasaport, nume si prenume, data nasterii, diplome si certificari, educatie, sex, profesie, certificate de nastere, certificat de casatorie/divort, adeverinta medicala |
| 5 | Managementul incidentelor si recuperarea pierderilor | Imagine, nume si prenume, functia, CNP, adresa, serie si numar de carte de identitate |
| 6 | Managementul sanatatii si sigurantei la locul de munca si protectia mediului | Date de sanatate, cursuri, data nasterii, nume si prenume, CNP, serie si numar carte de identitate, adresa |
| 7 | Managementul platilor cu tichete de masa si/sau cadou | Nume si prenume, CNP, locul de munca. |
| 8 | Managementul resurselor umane | Nume si prenume, data nasterii, functia, semnatura, starea de sanatate, diplome, certificari, carte de identitate, pasaport, permis conducere |
3. Colectarea datelor cu caracter personal
Societatea colecteaza datele cu caracter personal de la angajati, vizitatori si delegatii partenerilor comerciali.
4. Destinatarii datelor cu caracter personal
Pentru indeplinirea scopurilor mentionate mai sus, Societatea utilizeaza serviciile mai multor parteneri contractuali. Unii dintre acestia au calitatea de persoane imputernicite de operator, cum ar fi furnizorii de servicii de resurse umane, protectia muncii, tichete de masa/cadou, curieri si isi desfasoara activitatea comerciala in Romania, iar acestora le pot fi furnizate datele dumneavoastra cu caracter personal pentru a fi utilizate in limitele obligatiilor pe care si le asuma fata de Societate. Datele cu caracter personal pe care le divulgam catre persoanele imputernicite de noi, sunt limitate la informatiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii si le solicitam acestora sa nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura ca toate entitatile cu care lucram stocheaza datele dumneavoastra cu caracter personal în conditii de siguranta si securitate.
Unii dintre acestia sunt, la randul lor, operatori de date, cum ar fi furnizorul de servicii de resurse umane.
Unii dintre acestia sunt terte parti care nu au rolul de a prelucra datele, insa au acces la acestea in indeplinirea sarcinilor sau in interactiunile lor cu Societatea, cum ar fi societati care asigura intretinere tehnica, auditori financiari sau juridici, furnizori de servicii de securitatea muncii.
Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispozitie sau transmise catre terti si in urmatoarele situatii:
- autoritati publice, auditori sau institutii cu competente in realizarea de inspectii si controale asupra activitatii si activelor Societatii, care solicita Societatii sa furnizeze informatii în virtutea obligatiilor legale ale acesteia din urma. Aceste autoritati publice sau institutii pot fi ANAF, ITM etc.
- pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor Societatii noastre sau ale altor entitati sau persoane, precum instantele de judecata
- terti achizitori, in masura in care activitatea Societatii ar fi transferata (in totalitate sau partial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzactii
5. Transferul datelor cu caracter personal in afara tarii
In contextul operatiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi transferate în afara tarii catre state din Uniunea Europeana („UE”) sau din Spatiul Economic European („SEE”).
Astfel, va informam ca orice transfer efectuat de catre Societate catre un stat membru UE sau SEE va respecta prevederile legale din Regulamentul General privind protectia datelor nr. 679/2016 adoptat de Parlamentul European („GDPR”).
6. Durata prelucrarii
Va vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioada de timp necesara pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai sus, cu respectarea în acelasi timp a cerintelor legale in vigoare. In cazul in care Societatea va stabili ca are un interes legitim sau o obligatie legala de a prelucra in continuare datele dumneavoastra cu caracter personal in alte scopuri, veti fi informati in mod corespunzator in acest sens.
Estimam ca activitatile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe urmatoarele perioade:
| Nr. Crt. | Scop | Durata |
| 1 | Monitorizarea depozitului si a spatiului destinat accesului in birouri, prin intermediul sistemului de camere video TVCI (Televiziune cu Circuit Inchis) | Maxim 30 de zile pentru înregistrari video |
| 2 | Administrarea relatiei cu furnizorii/clientii pentru produse si servicii | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia fiscala si contabila |
| 3 | Managementul activelor (bunurile) Societatii | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia muncii, fiscala si contabila |
| 4 | Suport pentru instruirea si certificarea profesionala a angajatilor | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia muncii, fiscala si contabila |
| 5 | Managementul incidentelor si recuperarea pierderilor | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia in vigoare |
| 6 | Managementul sanatatii si sigurantei la locul de munca si protectia mediului | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia in vigoare |
| 7 | Managementul platilor cu tichete de masa si/sau cadou | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia fiscala si contabila |
| 8 | Managementul resurselor umane | Perioada de limitare si termenele mentionate de legislatia in vigoare |
7. Ce se intampla cu datele dumneavoastra cu caracter personal dupa incetarea prelucrarii
Odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar Societatea nu mai are motive legale sau legitime de a va prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi sterse in conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea.
8. Luarea deciziilor in mod automat si crearea de profiluri in mod automat
Datele cu caracter personal la care se face referire in prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri.
9. Securitatea prelucrarii datelor
Societatea va informeaza prin prezenta ca evalueaza si actualizeaza constant masurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate.
10. Drepturile persoanei vizate in ceea ce priveste prelucrarea datelor
In contextul prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal, aveti urmatoarele drepturi:
- Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveti dreptul de a obtine confirmarea faptului ca datele dumneavoastra cu caracter personal sunt sau nu prelucrate si, in caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal si conditiile in care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri in acest sens catre societate;
- Dreptul de a solicita rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal: aveti posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri in acest sens catre Societate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete, restrictionarea sau stergerea datelor dumneavoastra cu caracter personal în cazul în cazul în care:
- datele nu mai sunt necesare in scopul initial (si nu exista un nou scop legal),
- temeiul juridic al prelucrarii este consimtamântul persoanei vizate, persoana vizata isi retrage consimtamantul si nu exista alt temei legal,
- persoana vizata isi exercita dreptul de a se opune, iar Societatea nu are motive legitime care sa prevaleze pentru a continua prelucrarea,
- datele au fost prelucrate ilegal,
- stergerea este necesara pentru conformarea cu legislatia UE sau legislatia romana in vigoare.
- Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii: aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in cazurile in care:
- considerati ca datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioada care sa permita operatorului sa verifice exactitatea datelor cu caracter personal;
- prelucrarea este ilegala, dar nu doriti sa va stergem datele cu caracter personal, ci sa restrangem utilizarea acestor date;
- in cazul in care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, insa dumneavoastra aveti nevoie de date pentru a constata, exercita sau apara un drept in instanta;
- v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care sa verificam daca temeiurile legitime ale Societatii prevaleaza asupra drepturilor persoanei vizate.
- Dreptul de a va retrage consimtamantul cu privire la prelucrare, atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pana in momentul respectiv;
- Dreptul de a va opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situatia particulara in care va aflati, atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe interes legitim, precum si de a va opune, in orice moment, prelucrarii datelor in scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
- Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza pe aceasta in mod similar intr-o maniera semnificativa;
- Dreptul la portabilitatea datelor, insemnand dreptul de a va primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat operatorului de date intr-o forma structurata, utilizata in mod curent si care poate fi citita automat, precum si dreptul de a transfera respectivele date catre un alt operator, in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul dumneavoastra sau executarea unui contract si este efectuata prin mijloace automate;
- Dreptul de a depune plangere in fata Autoritatii de Protectie a Datelor (ANSPDCP) si dreptul de a va adresa instantelor de judecata competente.
Drepturile de mai sus pot fi exercitate in orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, va incurajam sa utilizati formularele disponibile la sediul societatii sau sa adresati o solicitare in scris, datata si semnata sau in format electronic la urmatoarea adresa: str. Industriala nr. 9, Constanta sau prin e-mail la gdpr@duodistribution.ro.
11. Reprezentantul Societatii
Puteti adresa orice intrebare in legatura cu prezentul document catre Reprezentantul Societatii, care poate fi contactat folosind urmatoarele date de contract: